Teknillinen korkeakoulu Tik-76.601 Ohjelmistotuotannon perusopintojakso Risk Analysis Henna Pietiläinen 45356D Ti Riskienhallinta -raportti 1. Johdanto Tässä raportissa tarkastelen opintojeni keskeyttämiseen johtavien riskien identifioimista, niiden todennäköisyyksiä, sekä näiden riskien kontrolloimiseen olevia työkaluja. Tässä raportissa riskien analysointiin käytetään Riskit- menetelmää, jonka etenemistapa kuvataan seikkaperäisesti samalla kun sitä käytetään riskien analysoimiseen. 2. Riskien hallinnan keinoja Riskien hallinta jakautuu riskien kartoittamiseen ja niihin varautumiseen. Kartoittamisella tarkoitetaan todennäköisten riskien tunnistamista, niiden analysointia ja toteutumismahdollisuuksien arviointia. Riskeihin voidaan varautua toisaalta niiden toteutumistodennäköisyyttä minimoimalla ja toisaalta varasuunnitelmilla. Riskien hallinnassa voidaan käyttää apuna tarkastuslistoja, joita läpikäymällä riskejä voidaan löytää sekä suunnitteluvaiheessa että projektin aikana. On myös olemassa systemaattisia metodeja riskienhallintaan. Yleensä paras tapa hallita riskejä on miettiä etukäteen projektissa mahdollisesti olevat riskialttiit kohdat ja pyrkiä suunnittelemaan niiden kohtien toteutus niin hyvin että suurimmat riskit saataisiin poistettua. 3. Käytetyt menetelmät Tässä riskianalyysiraportissa käytetään Riskit-menetelmää, joka on kehitetty Marylandin Yliopistossa. Riskit -menetelmällä pystytään sekä identifioimaan riskit, valitsemaan kaikkein todennäköisemmät riskit ja pienentämään riskejä. Riskit -menetelmä käyttää hyödykseen monia riskinhallinnan työkaluja, kuten tarkastuslistoja (checklists, Boehm 1991) ja riskien paljastamista (risk exposure, Boehm 1989). 4. Toteutus Tässä kappaleessa esittelen opintojeni keskeyttämisen kannalta kolme merkittävintä riskiskenaariota itseni, poikaystäväni, korkeakoulun, sekä työnantajani kannalta. Käytän analyysissä edellisessä kappaleessa esiteltyä Riskit -menetelmää. Sen vaiheet ovat: Riskienhallinta -infrastruktuurin luominen, Päämäärien määrittely ja tarkistus, Riskien identifioiminen ja tarkastelu, Riskianalyysi, Riskien kontrolloimisen suunnittelu, sekä Riskien kontrolloiminen. 4.1 Riskienhallinta -infrastruktuurin luominen Tässä vaiheessa luodaan organisaatiolle sopiva riskienhallinta -infrastruktuuri ja määritellään projektin riskienhallinta -valtuudet. Koska tässä raportissa analysoidaan omaa opiskeluani, vain yhden ihmisen riskejä, ei infrastruktuuria tarvitse määritellä. 4.2 Päämäärien määrittely ja tarkistus Tässä vaiheessa määritellään riskienhallinnan päämäärät ja määritellään stakeholderit. Päämääränä tässä riskianalyysissä on minimoida opiskeluni keskeyttämiseen vaikuttavat riskit. Opintojeni läpiviemisessä ovat osallisina merkittävässä asemassa minun itseni lisäksi, poikaystäväni, korkeakoulu, sekä työnantajani. Olen itse osallisena koska opintojeni keskeytyminen vaikuttaisi luultavasti koko loppuelämääni työpaikkojen ja toisten ihmisten kunnioituksen kautta. Poikaystäväni on osallisena, koska jos keskeytän opintoni hänkin joutuu muuttamaan pois TKY:n asunnosta, ja kun kadun päätöstäni keskeyttämisestä, hän joutuu kuuntelemaan sitä. Korkeakoulu on osallisena, siten että jos keskeytän opintoni se ei saa rahoja, jotka se saisi valmistuttuani, lisäksi olisin likatahra tilastoissa. Työnantajani on osallisena koska hän toivoo minun valmistuvan jotta saisi pätevän, kokopäiväisen työntekijän yritykseensä. Jollen valmistu hän menettää tulevan työntekijänsä. 4.3 Riskien identifioiminen ja tarkastelu Tässä vaiheessa identifioidaan potentiaaliset riskit ja tarkastellaan näitä riskitilanteita. Opiskeluideni keskeyttämiseen vaikuttavia skenaariota ovat: Skenaario 1: Kiinnostun liikaa työelämästä ja rahasta, jonka seurauksena rupean työskentelemään kokopäiväisesti. Skenaario 2: Haluan valmistua mahdollisimman nopeasti ja pänttään kaiket päivät. Skenaario 3: Perustan perheen. Skenaario 4: Rupean kilta-aktiiviksi. Skenaario 5: Huomaan valinneeni väärän opintosuunnan. 4.4 Riskianalyysi Tässä vaiheessa luokitellaan identifioidut riskit riskielementteihin, kertoimiin ja tapahtumiin ja dokumentoidaan näiden väliset suhteet. Kullekin riskitapahtumalle kuvaillaan todennäköiset reaktiot, jotka seuraavat riskiskenaariosta. Kullekin skenaariolle arvioidaan siitä aiheutuvat haitat ja sen jälkeen skenaariot järjestetään paremmuusjärjestykseen sen mukaan miten paljon osallisina olevat tahot niiden seurauksista kärsivät. Lopuksi arvioidaan vielä skenaarion todennäköisyys. Tässä omat analyysini skenaarioista, niiden vaikutuksista ja reaktioista niihin: Skenaario 1: Kiinnostun liikaa työelämästä ja rahasta, jonka seurauksena rupean työskentelemään kokopäiväisesti. Reaktio: Alan työskentelemään kokopäiväisesti, jolloin en ehdi opiskelemaan juuri lainkaan. Vaikutus: Kärsin itse pienemmistä palkoista kuin jos olisin valmistunut, poikaystävä joutuu muuttamaan myös pois opiskelija-asunnosta kun en enää opiskele, työantaja hyötyy hetkeksi kun saa lisää työvoimaa, mutta huomaa pian että paremmin koulutettuna olisin hyödyllisempi, korkeakoululle olen likatahra tilastoissa kun opiskeluaikani venyy liian pitkäksi. Todennäköisyys: Melko epätodennäköinen. Skenaario 2: Haluan valmistua mahdollisimman nopeasti ja pänttään kaiket päivät. Reaktio: Liian rankka opiskelu aiheuttaa loppuunpalamisen ja opintoni loppuvat joko kokonaan tai ainakin pitkäksi aikaa, jotta saan mielenterveyteni takaisin. Vaikutus: En saa tutkintoa, joka vaikuttaa tulevaisuudessa työpaikkoihini ja muiden ihmisten suhtautumisessa minuun. Poikaystäväni joutuu hoitamaan minua ja samalla hänenkin opintonsa kärsivät. Työnantajani menettää työntekijän ja korkeakoulu menettää yhden opiskelijan. Todennäköisyys: Hyvin epätodennäköinen Skenaario 3: Perustan perheen. Reaktio: Lapsien hoidolta en ehdi enää opiskelemaan samaa tahtia kuin aiemmin ja saatan jopa lopettaa opintoni kokonaan keskittyessäni äidin tehtäviin. Vaikutus: Tässäkin tapauksessa en saa tutkintoa, mikä taas hankaloittaa hyvien työpaikkojen saamista tulevaisuudessa. Poikaystäväni opiskelut häiriintyvät myös sillä myös häntä tarvitaan lasten hoidossa. Työnantajani menettää muutamaksi vuodeksi työntekijän, eikä välttämättä halua palkata minua enää myöhemminkään, koska en ole valmistunut enkä edes opiskelemassa enää. Todennäköisyys: Hyvin epätodennäköinen. Skenaario 4: Rupean kilta-aktiiviksi. Reaktio: Kiltatoiminto vie niin paljon aikaani ja energiaani että opiskelu jää taka-alalle. Opintoni venyvät niin pitkiksi että lopulta motivaatiota ei enää ole ja lopetan opiskelun kokonaan. Vaikutus: Nytkään en saa tutkintoa, mikä hankaloittaa työpaikkojen saamista tulevaisuudessa. Poikaystäväni joutuu luultavasti välillisesti mukaan kiltatoimintaan ja hänenkin opiskelunsa kärsivät. Työnantajanikin kärsii, koska luultavasti en ehdi käymään töissäkään tarpeeksi. Korkeakoulukin saa taas yhden tahran tilastoihinsa kun en valmistu. Todennäköisyys: Hyvin epätodennäköinen. Skenaario 5: Huomaan valinneeni väärän opintosuunnan. Reaktio: Huomaan että olen lukenut hirmuisen määrän kursseja, joita en voikaan sisällyttää tutkintooni ja joudun opiskelemaan vielä paljon kauemmin kuin olin arvioinut. Tämä saattaa aiheuttaa sellaisen motivaation puutoksen että lopetan opiskelun kokonaan. Vaikutus: En saa tutkintoa, enkä sen seurauksen hyviä työpaikkoja tulevaisuudessa. Poikaystäväni joutuu kuuntelemaan kun kadun opintojeni lopettamista. Työnantajani saa minut kokopäiväiseksi työntekijäksi, mutta hänkin olisi hyötynyt enemmän jos olisin jatkanut opintoni loppuun. Korkeakoulu menettää opiskelijan. Todennäköisyys: Hyvin epätodennäköinen. Näitä skenaarioita on hyvin hankala asettaa minkäänlaiseen paremmuusjärjestykseen koska niiden kaikkien vaikutus on hyvin samankaltainen. Jonkinlainen paremmuus- järjestys kuitenkin saadaan seuraavasti: Paras: Skenaario 1 Skenaario 3 Skenaario 4 Skenaario 5 Huonoin: Skenaario 2 4.5 Riskien kontrolloimisen suunnittelu Tässä kappaleessa ehdotetaan ratkaisuja suurimpien riskitilanteiden hallintaan. Sen lisäksi kontrolloivat toimenpiteet priorisoidaan sen mukaan miten hyvin ne pienentävät riskiä. Mielestäni suurimmat riskit ovat 3 ensimmäistä skenaariota. Näille riskeille on olemassa seuraavat kontrolloivat toimenpiteet, priorisoidussa järjestyksessä: 1. Hankin itselleni jonkun mielenkiintoisen harrastuksen, jonka avulla pystyn tasapainottamaan elämääni, niin ettei se ole pelkäs- tään työntekoa ja opiskelua. Näin vältyn loppuunpalamiselta, jaksan pitää yllä opiskelumotivaatiota, eikä vaihtelun saamiseksi tarvitse vielä perustaa perhettä. 2. Suhtaudun opiskeluun vakavasti. Teen sen minkä teen kunnolla ja yritän saada opintoni päätökseen kohtuullisessa ajassa. Näin ollen opintojen loppuun saamiselle on paremmat mahdollisuudet. 3. Lopetan työskentelyn kokonaan. Tällöin pystyn keskittymään pelkästään opiskeluun ja toisaalta virkistävälle vapaa-ajalle jää enemmän aikaa. 4. Suoritan kerralla vähemmän kursseja. Kärsin vähemmän stressiä ja kun pystyn panostamaan kunnolla kursseihin kasvaa myös opiskelu- motivaatio. 4.6 Riskien kontrolloiminen Tässä vaiheessa valitaan ne toimenpiteet, joiden avulla riskien pienentäminen aiotaan toteuttaa. Valitsen toimenpiteiksi toimenpiteet numero yksi ja kaksi, sillä uskon niiden olevan riittävät riskien minimoimiseksi. En usko tarvitsevani enempää toimenpiteitä, koska minkään identifioimani riskin todennäköisyys ei ollu suuri. 5. Aikataulu ja resurssit Riskien identifioiminen ja hallinta pitää aloittaa välittömästi ja jatkaa opintojen valmistumiseen saakka, jotta riskienhallinnan hyöty saadaan maksimoitua koko opiskeluajaksi. Tarvittavia resursseja on lähinnä aika, jota tarvitaan uuteen harrastukseen ja opiskeluun. Jotta saisin lisää aikaa pitää minun mahdollisesti vähentää töissäkäyntiä ja opiskeltavien kurssien määrää. Lisäksi ainakin opiskelussa voisi auttaa jonkinlaisen opintoryhmän perustaminen kavereiden kanssa, jossa voisimme yhdessä pohtia hankalia asioita ja näin mahdollisesti helpottaa ja nopeuttaa oppimista. 6. Lähteet Tässä raportissa on käytetty lähteinä seuraavia teoksia: 1. Haikala Ilkka & Märijärvi Jukka, Ohjelmistotuotanto, Suomen Atk-kustannus Oy, 1998 2. Kontio Jyrki, Riskit: A Method for Software Risk Management,